Controle financeiro: descubra quais são os inimigos da boa gestão

O controle financeiro de uma empresa é a principal ferramenta de que se deve fazer uso para atingir o objetivo final de todo o empreendimento, o lucro. Entretanto, apesar de tratar-se de uma constatação simples e quase óbvia, analistas apontam o descontrole financeiro como uma das principais causas do fechamento precoce da maioria das empresas abertas no Brasil. Pouco mais de 75% sobrevivem ao seu primeiro ano.

Muitos são os que sonham em ser empresários e, motivados unicamente pelo sonho, investem nesta empreitada, sem o menor preparo, nem planejamento financeiro. E aí é que mora o perigo, ignorar exatamente a espinha dorsal de uma gestão bem-sucedida: o controle financeiro.

Seja fazendo o uso de planilhas financeiras ou recorrendo a softwares de gestão mais sofisticados, o importante é que esse controle seja feito! O método fica a seu critério, mas opte por aquele que satisfizer melhor às necessidades da sua empresa.

Dito isso, vamos alertá-los quanto aos maiores inimigos da boa gestão financeira. Aqueles que, com o passar do tempo, podem fazer seu sonho virar seu maior pesadelo!

Não estabelecer um sistema de gerenciamento efetivo

Antes de entrarmos nos pormenores, é importante dizer que toda empresa deve manter um sistema de gerenciamento em funcionamento constante para que se possa desenvolver um controle financeiro eficiente. Todas as operações envolvidas em um negócio devem ser conhecidas e bem gerenciadas, caso contrário, isso refletirá negativamente na sua saúde financeira. Valor do estoque, retirada dos sócios, empréstimos, investimentos, enfim, todas as informações referentes ao seu negócio são relevantes também para o controle financeiro.

Se sua empresa ainda não tem estabelecido esse sistema, a hora de implantá-lo é agora, antes que possíveis erros tomem proporções tão grandes que possam comprometer as finanças de sua empresa de maneira irreversível.

Não ter pleno controle do fluxo de caixa

Manter o controle do fluxo de caixa vai muito além de somente acompanhar entradas e saídas de moeda. Sim, é importante registrar essa movimentação corretamente, sem dúvida. Mas a importância de se controlar o fluxo de caixa é muito maior. O fluxo de caixa serve para planejar o futuro financeiro da empresa, e planejamento é a chave para o sucesso. É a garantia de não ser pego de surpresa, de ficar inesperadamente no vermelho e sem capital de giro para se manter de pé.

Mas para que seu planejamento seja eficiente, você deve ser capaz de fazer projeções realistas, que reflitam tudo que for financeiramente relevante para a sua empresa. Isso porque é com base nessas projeções que se tem tempo de pensar as providências necessárias. Seja renegociando pagamentos para evitar que seu caixa fique no vermelho ou barganhado descontos para pagamentos antecipados, toda movimentação financeira da empresa deve ser condizente com as projeções do seu fluxo de caixa. Pense também nos seus prazos e como eles influenciarão sobre as suas decisões.

Perder de mão esse controle é contar com a sorte; é ter que pagar multas desnecessárias quando seu saldo estiver inesperadamente descoberto; é correr o risco de quebrar podendo ter a garantia de ficar inteiro.

Uma boa dica é especificar um horário semanal para fazer a atualização do seu fluxo até que seu sistema esteja totalmente sob controle. A tendência é que esse comportamento se torne automático, parte das suas funções rotineiras.

Portanto, faça a manutenção do controle financeiro e preze pela saúde financeira da sua empresa. Se for o caso, utilize uma ferramenta de gestão para garantir que você não se perca na sua contabilidade.

Não controlar seu custo

O objetivo de todo trabalho é o lucro, portanto, garantir o lucro deve ser o objetivo final de toda empresa. Mas para que se possa calculá-lo e garantir que ele exista, é fundamental que sejam conhecidos os custos dos produtos ou serviços vendidos, assim, pode-se calcular um preço final justo e que inclua a margem de lucro desejada.

Sendo assim, é muito importante acompanhar, entender e calcular os custos de produção, tantos os fixos, quanto os variáveis. Além disso, os prazos para pagamento que seus fornecedores te dão não necessariamente são os mesmos que você dá para seus clientes.  Assim sendo, se você não levar essa diferença de datas em consideração, pode acabar passando períodos no vermelho, o que acabará interferindo no seu lucro. Portanto, para calcular seu custo, considere negociar um aumento de prazo ou até mesmo descontos junto aos fornecedores. Dessa forma você evita prejuízos que podem acabar afetando seu lucro.

Misturar finanças pessoais com as da empresa

Eis aqui um dos pecados cometidos mais recorrentes nas empresas, principalmente nas pequenas. É muito comum que os sócios utilizem contas da empresa para pagar despesas pessoais e vice-versa, o que não é nada bom para a saúde financeira da empresa.

Para começar, a confusão de despesas e mistura de caixas interfere no cálculo dos custos fixos que, como já vimos, são importantes para se calcular precisamente o lucro da empresa. Portanto, não manter a separação de gastos pode te levar a falsa ilusão de que sua empresa está dando um lucro maior do que de fato está.

Ainda que a empresa seja sua, o dinheiro dela não é. Uma boa medida para que essa separação seja respeitada é estabelecer um valor fixo de pró-labore para chamar de seu. Esse sim deve ser o responsável por cobrir seus gastos pessoais e jamais da sua empresa. Nem o contrário, é claro. Essa falta de controle do que é pessoal ou não pode parecer banal, mas é um dos erros que mais contribuem para o fim das atividades de muitas empresas.

Ignorar o controle de estoque

Não controlar o estoque da sua empresa pode afetar seu negócio de várias maneiras bastante prejudiciais, inclusive para a reputação da marca. A começar por ela, quando você não mantém o controle do seu estoque, não tem organizado o método de saída de produtos, logo, produtos adquiridos há mais tempo podem acabar sendo vendidos por último. Por conta disso, você pode acabar vendendo produtos já vencidos. Nem preciso falar do quanto isso afeta a reputação dos seus negócios… E só para lembrar, má reputação também afeta as finanças!

Fora isso, você ainda pode correr o risco de acabar vendendo produtos que não estão mais no estoque e ter que devolver o dinheiro recebido; pode ter gastos extras por estocar produtos desnecessariamente; você corre o risco de acabar estocando demais o que é vendido de menos; enfim, no final das contas, pode acabar tendo que arcar com custos extras que, como já vimos, afetam a margem de lucro da sua empresa. E quando o descontrole é em grande escala, provável que o prejuízo também o seja!

Não registrar todas as operações

Toda e qualquer operação financeira que ocorre dentro da sua empresa deve ser registrada, independentemente de seu valor. É um erro muito comum que as empresas subestimem o registro de algumas operações, principalmente quando envolvem valores baixos. O que acontece é que, em um primeiro momento, dificilmente isso aparece com relevância no diagnostico financeira da empresa. Porém, pequenos gastos ao fim de um longo período tendem a se transformar e um gasto grande, e esse sim tem o poder de afetar a saúde da empresa, as vezes até de maneira definitiva. Portanto, não subestime pequenos gastos. Registre-os todos, eles também devem fazer parte do que se chama controle financeiro.

Ignorar despesas ocultas

Por mais programado e organizado que se seja, é impossível prever todas as despesas que possam existir. Sempre surgem aquelas com as quais não se contava, por mais organização e planejamento que haja. Pode ser um imprevisto, um acidente no trabalho, enfim, há sempre algo que não foi imaginado, mas que pode acarretar danos consideráveis.

Para se precaver contra essas possibilidades, é sempre bom fazer uma reserva mensal destinada exatamente para cobrir esses tipos de despesas ocultas. Essa medida é muito útil para que sua empresa não corra o risco de ficar no vermelho caso tenha que arcar com despesas inesperadas, altas o suficiente para comprometer sua saúde financeira.

Resumindo

Manter o controle financeiro da sua empresa deve ser um hábito, basicamente um ponto fundamental sua cultura internamente disseminada.

É preciso criar-se o hábito de checar as contas, fazer provisão e pensar ações estratégicas para as finanças da empresa, pelo menos duas vezes por semana.

Gestão eficiente requer monitoramento, planejamento e disciplina. Atente-se para os erros que se deve evitar e adquira o hábito de fazer o que vai garantir o sucesso das suas finanças: o controle. Então, mãos à obra!

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