7 pequenas despesas que comprometem o caixa

Vamos imaginar a seguinte situação: você atua no varejo, tem uma pequena loja e chega ao final do mês satisfeito com o faturamento, pois as vendas ocorreram dentro do esperado. Então, vem o momento de fechar o caixa e, para a sua surpresa, há menos dinheiro disponível do que seus registros apontam.

Não é uma diferença tão significativa, mas deixa uma pulga atrás da orelha. O que pode ter acontecido?

Você checa as notas fiscais emitidas para descobrir se não esqueceu de registrar alguma venda, começa a pensar na possibilidade de alguém ter pego dinheiro no caixa, até que confirma sua suspeita: sim, você mesmo fez diversas retiradas ao longo do mês para pagar pequenas despesas.

Vamos citar alguns gastos que pareciam irrisórios demais para serem registrados, mas que, somados, foram responsáveis pela diferença encontrada no caixa:

1. Despesas em viagens

Quando você está fora da empresa, a trabalho, por vezes surgem pequenas necessidades que acabam não sendo contabilizadas como gastos, mesmo que guardem relação direta com sua atividade. Na sua última saída, você comprou duas canetas e um carregador para o celular, já que esqueceu o seu e não podia ficar sem checar os e-mails.

Custo não registrado: R$ 45

2. Ligações telefônicas

Sempre que seus clientes querem um produto e ele não está disponível, você faz a encomenda e, assim que a mercadoria chega, liga e informa o recebimento. É jogo rápido, não dura nem dois minutos. Quando a chamada é para um número móvel, você liga do próprio celular, pois é mais barato. No último mês, fez isso oito vezes. Nem percebeu que estava pagando do próprio bolso uma despesa do negócio.

Custo não registrado: R$ 19

3. Mimos aos clientes

Receber bem o cliente sempre faz bem, ajuda a moldar um bom relacionamento e convida as pessoas a irem até o seu estabelecimento. Você costuma investir nessa ideia, oferece doces e salgados simples no último sábado do mês e compra balas para agradar aos filhos dos clientes. São despesas pequenas, pagas com o dinheiro da empresa, mas não achou que devia registrar.

Custo não registrado: R$ 102

4. Material de escritório

Você ainda é um empresário à moda antiga e gosta de um controle manual das suas vendas, mesmo já utilizando uma planilha eletrônica. Faz inicialmente o registro em um caderno para depois passar ao computador. Neste mês, teve que comprar um novo caderno e já aproveitou para pegar mais duas canetas, pois não sabe onde colocou aquelas que comprou na viagem.

Custo não registrado: R$ 28

5. Almoço de negócios

Você foi almoçar com um de seus fornecedores. Não é algo que esteja acostumado a fazer, mas achou importante para estreitar essa relação. Pelo menos cada um pagou o seu, o que saiu mais barato. E o melhor: foi uma reunião bastante produtiva. Só faltou contabilizar o gasto.

Custo não registrado: R$ 34

6. Gastos extraordinários

O fornecedor com quem almoçou lhe ligou. Você esqueceu na mesa do restaurante a chave de casa. Como não pode sair da loja, contrata o serviço de um motoboy para buscar para você. Falando em transporte, seu único funcionário não pode consegue voltar para casa, pois uma paralisação atinge ônibus e metrô. Você então paga um táxi para ele.

Custo não registrado: R$ 75

7. Serviços burocráticos

Você quase ia esquecendo, mas chegou a hora de renovar seu alvará junto à prefeitura. E foi aquela correria: cópia da escritura do imóvel, cópia do alvará anterior, cópia do CNPJ, cópia do IPTU e impressão do requerimento de solicitação. Custou mais tempo do que dinheiro, mas você devia ter registrado a despesa, não é?

Custo não registrado: R$ 30

Faça as contas

Ao fazer as contas, você descobre a razão para a falta de R$ 333 no caixa. O mês pode ter sido atípico, com várias pequenas despesas se acumulando, mas quem garante que no próximo não haverá outras?

E sabe o que é pior? Se você repetir o erro durante um ano, isso irá lhe custar cerca de R$ 4 mil. Para um pequeno negócio, como o que você gerencia, é uma quantia muito significativa para ser gasta sem controle.

Vale lembrar que não conhecer as despesas prejudica, entre outras coisas, a forma como você define o preço de venda. Se uma das regras para precificar é colocar no papel todos os custos e você esquecer de alguns deles, o valor que estabelecer já nascerá defasado.

Como melhorar o controle de despesas

Se houve identificação com alguma das situações hipotéticas que apresentamos, você precisa colocar prioridades na sua ordem do dia, como organização, planejamento e dedicação à gestão financeira.

O melhor instrumento para reunir todas essas virtudes é o fluxo de caixa. Realizar a contabilização de receitas e despesas (todas elas) deve ser um exercício diário, tornando-se um hábito e permitindo que nada mais escape do seu radar.

Uma ferramenta auxiliar é a planilha de gastos, que pode trazer não apenas as despesas adicionais, como aquelas relacionadas à sua operação. A informação gerada por ela será útil para a tomada de decisões.

E que tal implantar (e controlar) o fundo fixo de caixa, o popular caixinha da empresa? É ali que o gestor reserva uma quantia de dinheiro vivo para pagar pequenas despesas.

Esse é um bom método de organização e controle, pois se a exigência de reposição do valor ali depositado for alta, significa que você está gastando mais do que deveria.

Considerações finais

O controle financeiro não precisa ter segredos. Como vimos neste artigo, ele exige atenção e dedicação do empreendedor. Ignorar despesas por achá-las insignificantes é um erro amador e que pode trazer consequências ruins, reduzindo seus ganhos a partir de um margem de lucro mal definida.

Como dica final, fica a lembrança que você é o responsável pelo que irá acontecer ao negócio que tanto sonhou e batalhou para abrir. Não deixe a sua ideia se perder nos detalhes.

 

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