Como melhorar a Gestão de Tarefas na sua empresa

Quando o assunto é gestão de tarefas, é comum pensarmos em alguns sinônimos como organização, escolhas e assertividade. Acompanhar quais são as tarefas da equipe e como elas são realizadas, é um ponto muito importante para a tomada de decisões precisas.

Quer saber como melhorar a gestão de tarefas da sua equipe?

Relacionamos algumas dicas para que você veja como este processo está aliado a produtividade de seus colaboradores!

Anote e priorize todas as tarefas

A primeira regra é anotar todas as tarefas, para não se esquecer de nenhum detalhe. Depois de obter a listagem de todas as tarefas pendentes, é o momento de definir a prioridade de cada uma: o que é mais importante e urgente, o que deverá obrigatoriamente ser feito por você, o que pode ser delegado a outro colega, e outras situações.

Com a sua lista concluída, você deverá vigiar a si próprio para o comprimento de todas as tarefas, respeitando a ordem de prioridade e assim aumentando sua produtividade e de seus colegas.

Acompanhe o tempo de trabalho e de descanso

Ser produtivo não significa estar adiantado com suas tarefas, nem que você tem pouco tempo de descanso. Que tal realizar a seguinte experiência: a cada meia hora trabalhada, você realiza uma pausa de cinco minutinhos?

Depois destes poucos minutos, você terá um novo ânimo para realizar suas tarefas, e poderá até notar algum erro que antes não havia percebido.

Além disso, este momento pode ser uma chance de espairecer, sem perder o foco nas tarefas.

Faça um acompanhamento das atividades desenvolvidas

Mesmo com um bom planejamento das tarefas, os imprevistos sempre podem acontecer. Os dois maiores responsáveis por atrasos, retrabalhos e estresse da equipe são uma mudança na estrutura da organização e o prazo para finalização da atividade.

Para mudar este cenário, pode ser interessante para a equipe manter um controle sobre o tempo de execução de cada atividade, o custo real da mesma e a rentabilidade de cada projeto para a empresa.

Nesta etapa, também é importante que o gestor acompanhe o desempenho da equipe, identificado os motivos que levam ao sucesso ou ao fracasso da tarefa e assim reconhecendo o esforço dos colaboradores. Além disso, expor estes indicadores de produtividade a todos, é uma dica valiosa para gerar um senso de trabalho em equipe e estimular a busca da equipe por melhores índices.

Utilize um software de gestão de tarefas

Não é novidade que existe uma grande diferença entre controlar suas tarefas em um software ao invés de um caderno.

A principal delas é que não perde tempo calculando o tempo gasto, nem para verificar qual tarefa já foi executada ou não. Um software de gestão já verifica estes dados para você, além de manter integrados todos os setores da empresa.

Implantando o sistema em toda a empresa, toda a equipe passará a trabalhar com o mesmo rigor e organização, facilitando ao gestor verificar a execução das tarefas e o engajamento da equipe.

Aproveite estas dicas e compartilhe-as com a sua equipe, para que juntos vocês possam aumentar a produtividade de todos.

Gilberto Bento Jr é um dos sócios da Hopen Contabilidade.